Over het RBL

Home | Privacyverklaring

Privacyverklaring

Versie: mei 2025

Hoe gaat Holland Rijnland met uw gegevens om?

Bij Holland Rijnland moeten wij veel soorten werk uitvoeren. Om dit goed te kunnen doen, leggen wij gegevens over u vast. Dat noemen wij ‘persoonsgegevens’. Wij vinden het belangrijk dat wij goed met uw persoonsgegevens omgaan. In deze privacyverklaring leest u hoe wij dat doen.

Deze privacyverklaring gaat ook over gegevens die onder de Wet politiegegevens vallen. Wij voeren de Leerplichtwet 1969 uit. Daarvoor hebben wij leerrechtconsulenten die buitengewoon opsporingsambtenaren zijn. De gegevens die zij verwerken vallen soms onder de Wet politiegegevens.

Wij moeten voldoen aan regels over privacy

Deze regels staan vooral in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Binnen onze organisatie hebben wij hierover afspraken gemaakt. Deze kunt u lezen in ons Privacybeleid.

Wij volgen in ieder geval deze regels:

  • Persoonsgegevens worden alleen voor duidelijke doelen gebruikt;
  • Persoonsgegevens worden goed beveiligd;
  • Er worden niet meer persoonsgegevens verwerkt dan noodzakelijk;
  • Medewerkers mogen gegevens nooit zonder geldige reden delen;
  • Persoonsgegevens worden niet langer dan noodzakelijk bewaard.

Wij gebruiken uw persoonsgegevens alleen om ons werk goed uit te kunnen voeren

Meestal volgt uit een wet dat wij uw persoonsgegevens mogen gebruiken. Bijvoorbeeld om:

  • informatie te geven;
  • aanvragen om urgentie te behandelen;
  • de leerplichtwet uit te voeren;
  • de Regiotaxi te monitoren;
  • klachten af te handelen;
  • juridische procedures te voeren;
  • contracten uit te voeren;
  • inwoners te helpen.

Uw gegevens worden voor specifieke doelen verzameld:

  • voor doelmatig beheer, beleid en uitvoering;
  • voor financiële verantwoording;
  • om te voldoen aan wet- en regelgeving;
  • voor een eventueel klanttevredenheidsonderzoek.

We gebruiken uw gegevens niet voor andere doelen.

Soms mogen wij persoonsgegevens alleen gebruiken als u daar toestemming voor geeft. Wij leggen u dan duidelijk uit waarvoor wij toestemming vragen. We vertellen u ook wat u kunt doen als u niet meer wilt dat wij uw persoonsgegevens gebruiken. De paragraaf hieronder ‘Met wie worden gegevens gedeeld’ geeft een aantal situaties waarin toestemming niet van toepassing is.

Welke gegevens leggen wij van u vast?

Dat verschilt per proces. Als u bijvoorbeeld voor informatie contact opneemt met ons, dan verwerken wij meestal alleen uw contactgegevens (zoals uw naam, telefoonnummer en e-mailadres).

Voor onze dienstverlening op het gebied van urgentie, Regiotaxi, Regionaal Bureau Leerrecht, en complexere vragen of situaties heeft Holland Rijnland meer gegevens nodig. Bijvoorbeeld gegevens over uw gezondheid of over uw financiële situatie. In onderstaand overzicht geven we per afdeling op grote lijnen inzicht in welke gegevens we vast kunnen leggen. Wilt u gedetailleerde informatie bekijken? Kijk dan in het ‘register van verwerkingen’ van Holland Rijnland (opent op de website van Regio Holland Rijnland). In dit register is in detail beschreven welke gegevens in welk proces worden gebruikt, waar ze worden opgeslagen, met wie ze worden gedeeld en wat het doel en de grondslag is van de verwerking.

    • Administratieve gegevens, waaronder naam, adres, geboortedatum en mailadres;
    • Factuurgegevens;
    • (Gespreks)verslagen;
    • Ingevulde vragenlijsten;
    • Correspondentie zoals brieven en mails als dat inhoudelijk relevant is.
    • Financiële gegevens over de hulpverlening ten behoeve van doorbelasting aan de gemeente. Financiële gegevens vallen buiten het hulpverleningsdossier en worden 7 jaar bewaard;
    • De registratie rond bezwaar en klachten, als u die indient;
    • IP-adres;
    • gegevens van een organisatie, waaronder KVK-nummer.
    • Administratieve gegevens, waaronder naam, adres, geboortedatum en mailadres;
    • Identificatiegegevens;
    • Ingevulde aanvraagformulieren;
    • Correspondentie zoals brieven en mails als dat inhoudelijk relevant is;
    • Financiële gegevens;
    • Medische gegevens;
    • Gegevens over de gezinssituatie;
    • Gegevens over wonen (BRP, huurovereenkomst);
    • Gegevens in bezwaarschriften, als u die indient.
    • Administratieve gegevens, waaronder pasnummer, naam, telefoonnummer, adres, geboortedatum en mailadres;
    • Correspondentie zoals brieven en mails als dat inhoudelijk relevant is;
    • Beperkte medische omstandigheden voor gebruik van de Regiotaxi;
    • Reisgegevens;
    • Gegevens in klachten, als u die indient.
    • Administratieve gegevens, waaronder burgerservicenummer, naam, adres, geboortedatum en mailadres;
    • Ingevulde aanvraagformulieren;
    • Schoolgegevens, opleidingsgegevens;
    • Correspondentie zoals brieven en mails als dat inhoudelijk relevant is;
    • Financiële gegevens;
    • Medische omstandigheden, hulpverleningsgegevens;
    • Inkomensgegevens;
    • Gegevens over de gezinssituatie;
    • Gegevens over wonen;
    • Gegevens in bezwaarschriften, als u die indient;
    • Strafrechtelijke gegevens.

Bijzondere of strafrechtelijke gegevens

Verwerken wij bijzondere persoonsgegevens of strafrechtelijke persoonsgegevens van u? Dan mogen wij dat doen vanwege het zwaarwegend algemeen belang daarvan (artikel 9, tweede lid aanhef en onder g AVG, artikel 23 onder a UAVG en artikel 32 onder e UAVG).

Met wie worden gegevens gedeeld?

Voor de uitoefening van onze taken en verantwoordelijkheden kunnen wij samenwerken met organisaties. Dat kunnen andere overheidsinstanties zijn, maar soms ook private partijen. Wij delen in bepaalde gevallen uw persoonsgegevens met die organisaties.

Met organisaties die in opdracht van ons uw persoonsgegevens nodig hebben, sluiten wij een overeenkomst. Hierdoor zorgen wij voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.

In onderstaand overzicht geven we per afdeling inzicht in welke gegevens we kunnen delen en waarom.

    • Voor de verwerking van facturen gebruiken wij software, o.a. van de gemeente Leiden. Daarom is het noodzakelijk dat deze gegevens worden gedeeld.
    • We wisselen gegevens uit met de Rechtbank, de bezwaar- en klachtencommissie en de Nationale Ombudsman in het geval van een klacht en/of in het kader van juridische procedures.
    • (Contact)personen bij (weder)partij(en) of hun gemachtigde(n) en gerecht(en).
    • Verwerkers, zoals onze ICT-dienstverlener.
    • We wisselen gegevens uit met de woningcorporaties in de regio. Een urgentieverklaring wordt ook ingevoerd in het aanbodmedium voor woonruimte. De woningcorporaties kunnen daardoor zien of u urgentie heeft of niet.
    • We wisselen gegevens uit met de bezwaarcommissie, de Rechtbank, de Raad van State in het kader van juridische procedures.
    • (contact)personen bij (weder)partij(en) of hun gemachtigde(n) en gerecht(en).
    • Verwerkers, zoals onze ICT-dienstverlener.
    • Gemeenten en woningcorporaties voor het beoordelen van een huisvestingsvergunning.

  • Voor (financiële) verantwoording en dienstverlening is het noodzakelijk om gegevens te delen met de vervoerder, de gemeenten.

  • Voor het tegengaan van schooluitval en -verzuim kunnen we contact hebben met veel organisaties bijvoorbeeld;

    • School;
    • Samenwerkingsverband;
    • Zorg- en Veiligheidshuis;
    • Gemeente;
    • Jeugdteam;
    • Sociaal Wijkteam;
    • Hulpverleningsorganisaties;
    • Projecten (bijv. Forward en Buitenkans);
    • Openbaar Ministerie;
    • Bureau HALT.

    Waar nodig hanteren wij de Meldcode Kindermishandeling. Dat geeft ons soms de mogelijkheid om zonder uw toestemming gegevens te delen met bijvoorbeeld Veilig Thuis of de Raad voor de Kinderbescherming. Wel zullen we dit altijd met u bespreken tenzij er gegronde redenen zijn omdat niet te doen.

Bewaren van persoonsgegevens

Holland Rijnland bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan (wettelijk) nodig is voor het doel waarvoor uw gegevens worden gebruikt. In een aantal gevallen worden uw gegevens langer bewaard op grond van de Archiefwet.

Profilering, AI en geautomatiseerde besluitvorming

Holland Rijnland maakt geen gebruik van profilering en geautomatiseerde besluitvorming. Gegevens worden niet verwerkt met AI (artificial intelligence, kunstmatige intelligentie).

Technische maatregelen ter beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen zowel technische als organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens die wij verwerken te beveiligen. Waaronder:

  • Gegevens worden opgeslagen in Nederland in een beveiligd datacentrum.
  • Alle dataverbindingen zijn versleuteld.
  • Holland Rijnland maakt gebruik van veilige e-mail, namelijk Zivver.

Recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, dataportabiliteit en klacht

U heeft het recht om uw persoonsgegevens te zien, te corrigeren of in bepaalde gevallen te laten verwijderen. U leest hier meer over op de pagina Inzage Rechten Procedure.

Vragen en klachten over privacy

Holland Rijnland heeft een functionaris gegevensbescherming (FG). De FG is te benaderen voor vragen en klachten over privacy: fg@hollandrijnland.nl.

Komt u er toch niet samen met ons uit? U heeft dan ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Holland Rijnland heeft het recht om wijzigingen aan te brengen in deze Privacyverklaring. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Check daarom regelmatig deze pagina, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.

Back To Top