Ouders

Afsprakenkaart Holland Rijnland

Download de regionale afsprakenkaart als pdf
137 kb

---

Wat te doen als schoolgang (even) niet lukt

Gezamenlijke afspraken Holland Rijnland (update juli 2024)

Vroegtijdig signaleren voorkomt erger!

 

Het recht op onderwijs is een grondrecht voor alle kinderen in Nederland. Kinderen hebben recht op onderwijs, zodat ze zich kunnen ontwikkelen tot mondige, zelfstandige volwassenen, voldoende toegerust om te participeren in de maatschappij.

 

Een kind is leerplichtig vanaf de eerste dag van de maand die volgt op de maand waarin het kind vijf jaar is geworden. Aan het recht op onderwijs zijn duidelijke plichten verbonden; voor ouders of verzorgers, scholen en de gemeente. Zo is iedere ouder verplicht kinderen in te schrijven op een school en toe te zien op schoolbezoek.

Scholen hebben een belangrijke (wettelijke) taak in het signaleren van verzuim. De gemeente houdt toezicht op de naleving van de Leerplichtwet. Vroegtijdig signaleren is van groot belang om verzuim te kunnen voorkomen of te beperken. Uit wetenschappelijk onderzoek blijkt dat verzuim vaak een voorbode is van thuiszitten of voortijdig schoolverlaten. Juist daarom is het van belang om verzuim gezamenlijk terug te dringen.

Het Regionaal Bureau Leerrecht Holland Rijnland (RBL) en team leerlingenzaken Alphen aan den Rijn hebben in samenwerking met de samenwerkingsverbanden voor primair en voortgezet onderwijs, de jeugdteams in de regio* en de JGZ deze afsprakenkaart opgesteld, zodat voor alle scholen én voor de verschillende ketenpartners duidelijk is wat we van elkaar mogen verwachten.

 

De kaart is een schematische weergave van de afspraken tussen primair en voortgezet onderwijs, leerplicht/leerrecht, samenwerkingsverbanden, JGZ en jeugdteams over het melden en de aanpak van verzuim en andere situaties waar schoolgang (even) niet lukt.

Deze afsprakenkaart geldt in de hele regio Holland Rijnland en maakt als uitvoeringsdocument integraal deel uit van de ‘leidende principes onderwijs jeugdhulp’ en de bijbehorende handreiking taken, rollen en verantwoordelijkheden passend onderwijs-jeugdhulp.

Als u vragen hebt, aarzel niet contact op te nemen met het RBL/team leerlingzaken Alphen aan den Rijn.

* Jeugdteam wordt in deze afsprakenkaart als overkoepelende term gebruikt. Waar gesproken wordt van ‘jeugdteam’ wordt bedoeld:

• Leidse regio: Jeugdteams Leidse regio
• Katwijk: Wijkteam Katwijk
• Alphen: Jeugd en Gezins Teams Alphen aan den Rijn,
• Kaag en Braassem: JGT Kaag en Braassem
• Nieuwkoop: JGT Nieuwkoop
• Noordwijk en HLT: Voor ieder 1

1. In- en uitschrijven

Situatie	School*	Leerplicht/Leerrecht
Overstap naar nieuwe school	- Schrijft pas uit nadat aan zorgplicht is voldaan en andere school bereid is gevonden leerling toe te laten. - School brengt leerrecht op de hoogte wanneer ouders niet instemmen met aangeboden nieuwe school	- Komt alleen preventief in actie als ouders toestemming geven
Overstap naar school in buitenland	- Verwijst de ouders naar leerrecht/leerplicht - Schrijft pas uit ná ontvangst kopie van vrijstelling van leerrecht/leerplicht of een bericht van DUO.	- Checkt en geeft tijdelijke vrijstelling af - Stuurt kopie van tijdelijke vrijstelling naar school
Emigratie	- Wijst ouders erop dat ze zich moeten uitschrijven uit gemeente - Brengt leerrecht/leerplicht op de hoogte bij plan voor emigratie - Verwijst ouders naar leerrecht/leerplicht - Schrijft pas uit na bericht van leerrecht/leerplicht, niet eerder	- Checkt of leerling is uitgeschreven uit bevolkingsregister - Brengt school op de hoogte
Inschrijven	- Schrijft nieuwe leerling binnen 7 dagen in na toelating of start. Dit voorkomt dat leerrecht/leerplicht onnodig contact moet zoeken met ouders, terwijl kind al op school zit.

*‘School’: alle scholen binnen het PO, SO, VO en VSO

2. Ziekte

Frequentie	School	JGZ	Leerplicht/Leerrecht
Elke ziekmelding	- Heeft, conform eigen protocol, contact met ouders en laat zich informeren over aard van de ziekmelding.	- Komt in actie wanneer school daar behoefte aan heeft (preventief)	- Komt alleen preventief in actie als ouders toestemming geven
- >2 weken - 4e ziekmelding in een kwartaal - Leerling voldoet niet aan bovengenoemde criteria, maar ziekteverzuim is reden tot zorg	- Gaat altijd eerst zelf in gesprek met ouders en onderhoudt het contact met ouders gedurende het traject - Vraagt toestemming aan ouders voor melding bij JGZ, bij zorgen en vermoedelijk achterliggende problematiek - Meldt bij het verzuimloket van DUO als ongeoorloofd, wanneer ouders geen toestemming geven voor aanmelding bij JGZ - of bij niet verschijnen bij JGZ zonder goede reden, - Meldt verzuim als ongeoorloofd via DUO indien advies JGZ niet wordt opgevolgd. - Ouders dienen op de hoogte te zijn van de melding.	- Neemt contact op met ouders/leerling en nodigt deze eventueel uit voor een gesprek - Koppelt terug aan school bij niet verschijnen zonder tegenbericht - Maakt advies op ten aanzien van verzuim - Koppelt advies/aanpak ten aanzien van verzuim terug aan school. - Monitort in samenwerking met school of de adviezen opgevolgd worden.	- Komt in actie bij: - Duo-melding (vermoedelijk ongeoorloofd verzuim) of - Op verzoek van of met toestemming van ouders/verzorgers of - Doet bij vermoeden van ongeoorloofd verzuim onderzoek naar oorzaak van verzuim en onderneemt acties om verzuim te stoppen.

3. Voortgezet onderwijs - te laat komen of beginnend ongeoorloofd verzuim

Frequentie richtlijn HALT	School (let op: alleen V(S)O!)	Leerplicht/Leerrecht
4 x te laat op school	- Neemt contact op met leerling en ouders.
8 x te laat op school	- Gaat in gesprek met ouders en leerling over het te laat komen. Legt evt. afspraken vast	- Indien leerplicht spreekuren op school houdt, kan de school leerlingen hiervoor aanmelden door een verzuimmelding (overig verzuim) te doen en hierin aan te geven dat het om een verzoek tot spreekuur gaat. - Indien nodig: Stuurt een afsprakenbrief naar ouders/leerling en een terugkoppeling aan school.
Minimaal 12 x te laat op school of verzuim	- Meldt aan leerrecht/leerplicht via DUO met daarbij een verzuimoverzicht en achtergrondinformatie. - Stelt ouders van de melding aan leerrecht/leerplicht op de hoogte.	- Heeft contact met ouders (en leerling indien deze 12 jaar of ouder is) (b.v. brief, gesprek, telefonisch contact). - Stuurt, indien er sprake is van een gesprek, een kopie van de uitnodiging naar melder. - Geeft een verwijzing naar zorg en/of een formele waarschuwing. - Meldt aan ouders en leerling dat uitkomsten van het gesprek gedeeld worden met de melder. - Koppelt afspraken terug aan melder.
Minimaal 16x te laat of verzuim	- Meldt aan leerrecht/leerplicht via DUO met daarbij een verzuimoverzicht en achtergrondinformatie. - Stelt ouders van de melding aan leerplicht op de hoogte.	- Roept ouders op voor een gesprek (kopie uitnodiging aan melder). - Geeft een verwijzing zorg en/of maakt eventueel een proces-verbaal (tot 60 uur lesuren Halt PV, bij meer dan 60 lesuren volledig PV) - Koppelt afspraken terug aan melder.

4. Ongeoorloofd verzuim

TYPE VERZUIM	School	Leerplicht/Leerrecht
Wettelijk verzuim Bij verzuim van 16 uur van de lestijd gedurende een periode van 4 weken	- Gaat in gesprek met ouders (en leerling indien deze 12 jaar of ouder is) en stelt hen op de hoogte van de melding bij leerplicht. - Meldt na passeren grens 16 uur in 4 weken binnen 5 dagen bij het verzuimloket van DUO (wettelijke verplichting) en stuurt een mail naar leerrecht/leerplicht met een verzuimoverzicht, contactgegevens en achtergrondinformatie.	- Heeft contact met ouders (en leerling indien deze 12 jaar of ouder is) (b.v. brief, gesprek, telefonisch contact). - Overweegt het sturen van alleen een kennisgevingsbrief bij licht of beginnend verzuim. - Stuurt, indien er sprake is van een gesprek, een kopie van de uitnodiging naar melder. - Maakt afspraken, geeft een verwijzing naar zorg, en/of een formele waarschuwing. - Meldt aan ouders en leerling dat uitkomsten van het gesprek gedeeld worden met de melder. - Koppelt afspraken terug aan melder. - Bij aanhoudend verzuim evt. Halt-verwijzing of pv.
Overig verzuim Beginnend verzuim, zorgwekkend vaak te laat komen (in PO), of elk ander verzuim gerelateerd aan (vermoedelijk) achterliggende problematiek	- Gaat in gesprek met ouders (en leerling indien deze 12 jaar of ouder is) om verzuim te stoppen - Overweegt melding bij DUO, met daarbij een verzuimoverzicht, contactgegevens en achtergrondinformatie, wanneer afspraken niet worden nagekomen en het verzuim blijft oplopen - Stelt ouders op de hoogte van de melding bij DUO	- Heeft contact met ouders (en leerling indien deze 12 jaar of ouder is) (b.v. brief, gesprek, telefonisch contact). - Stuurt, indien er sprake is van een gesprek, een kopie van de uitnodiging naar melder. - Maakt afspraken, geeft een verwijzing naar zorg, en/of een formele waarschuwing. - Meldt aan ouders en leerling dat uitkomsten van het gesprek gedeeld worden met de melder. - Koppelt afspraken terug aan melder. - Bij aanhoudend verzuim evt. Halt-verwijzing of pv.
Luxe verzuim Vrije dagen zonder toestemming van directeur of leerplicht	- School meldt z.s.m. via het verzuimloket van DUO, zodat leerplicht z.s.m. onderzoek kan starten. - School gaat erna in gesprek met ouders en stelt hen op de hoogte van de gedane melding bij leerplicht.	- Bij 1ste melding luxe verzuim van 1 dag of korter volgt een formele waarschuwing - Roept ouders op voor een gesprek en/of doet onderzoek naar verwijtbaarheid van ouders. - Maakt proces-verbaal op als ouders verwijtbaar zijn.

LET OP – Onderwijs op afstand:

Indien scholen door omstandigheden het onderwijs op afstand verzorgen, geldt het eveneens als ‘verzuim’ wanneer leerlingen dit onderwijs niet volgen.

5. Langdurig verzuim, geoorloofd (= risicoleerling) dan wel ongeoorloofd (=langdurig relatief verzuim)

TYPE VERZUIM	School	Samenwerkings- verband	JGZ/Jeugdteam*	Leerplicht/leerrecht
Langdurig relatief verzuim Een leerling die langer dan 4 weken (>90%) ongeoorloofd verzuimt zonder dat er sprake is van een vrijstelling van leerplicht. Langdurig geoorloofd verzuim Een leerling die zorgwekkend structureel geoorloofd verzuim vertoont. Hiertoe behoren in ieder geval alle kinderen die: - langer dan vier weken voor minimaal de helft van de lesuren als geoorloofd afwezig gemeld staan in de verzuimadministratie van de school. - zijn geschorst in afwachting van verwijdering (VO).	- Heeft in principe de regie bij zoeken naar oplossing bij langdurig verzuim - Meldt langdurig ongeoorloofd verzuim bij DUO met oorzaak - Meldt langdurig geoorloofd verzuim bij SWV (PO) en leerrecht/leerplicht (afspraken hierover verschillen per SWV) en informeert ouders over deze melding - Biedt waar mogelijk en nodig een aangepast onderwijsprogramma aan, eventueel gebruik makend van de Variawet. Schakelt tijdig JGZ, leerplicht en/of jeugdteam* in, in overleg met ouders Neemt deel aan casusoverleg wanneer dit wordt georganiseerd of organiseert dit zelf - Houdt contact met kind en ouders/verzorgers en maakt z.s.m. samen met hen, JGZ en/of Jeugdteam (indien betrokken) en evt. zorgverleners (indien betrokken) een plan van aanpak en werkt volgens de principes van ‘Integraal Arrangeren*. - Wanneer aanvullend op de ondersteuning vanuit school jeugdhulp nodig is, wordt dit ingezet op basis van een OPP waarbij altijd een contactpersoon van de gemeentelijke toegang betrokken is. - Zorgt samen met jeugdteam voor overbruggingstraject in het geval van wachtlijsten.	- Rapporteert langdurig ongeoorloofd verzuim aan inspectie - Ondersteunt op verzoek van de school in het zoeken naar een oplossing bij langdurig ongeoorloofd of geoorloofd verzuim. - Neemt indien gewenst deel aan casusoverleg wanneer dit wordt georganiseerd door school - Directeur of afgevaardigde met mandaat neemt deel aan doorbraakoverleg wanneer dit wordt georganiseerd - Organiseert zo nodig doorzettingsmacht (binnen onderwijs)	- Is zo nodig betrokken bij tot stand komen OPP (Integraal arrangeren) - Zoekt naar een oplossing voor het langdurig verzuim door passende jeugdhulp te organiseren. Deze is in beginsel mede gericht op terugkeer naar school - Neemt deel aan casusoverleg wanneer dit wordt georganiseerd of organiseert dit zelf - Directeur of afgevaardigde met mandaat neemt deel aan doorbraakoverle g wanneer dit wordt georganiseerd - Jeugdteam maakt afspraak met ouders dat zij de school informeert over besluiten over en de voortgang van de jeugdhulp t.b.v. de regiefunctie van school - Zorgt samen met school voor overbruggingstr aject in het geval van wachtlijsten voor zorg of (V)SO	- Houdt een registratie bij zodat al het langdurig verzuim in de regio in beeld is (Holland Rijnland) - Adviseert ouders en scholen bij langdurig verzuim, sluit op aanvraag aan bij overleggen. - Deelt gegevens over langdurig geoorloofd en ongeoorloofd verzuim met SWV (afspraken hierover verschillen per SWV) ) op basis van bestaande afspraken/convenanten - Kan bij stagnatie en gebrek aan andere regiehouder zelf regie nemen. De procesregisseur: - Organiseert een casusoverleg met school, ouders, SWV, JGZ, jeugdteam en evt. leerrecht/leerplicht - indien geen passend en gestart aanbod van zorg en/of onderwijs - ziet toe op helder 1G1P waarin verantwoordelijkheden zijn (her)belegd maakt duidelijke afspraken over informatie delen conform privacyrichtlijnen - ziet toe op nakomen van afspraken - schaalt op wanneer oplossing uitblijft - verwijst indien nodig naar onderwijsconsulen t of geschillencommiss ie

• Jeugdteam wordt in deze afsprakenkaart als overkoepelende term Waar gesproken wordt van ‘jeugdteam’ wordt bedoeld:
• Leidse regio: Jeugdteams Leidse regio
• Katwijk: Wijkteam Katwijk
• Alphen: Jeugd en Gezins Teams Alphen aan den Rijn
• Kaag en Braassem JGT
• Nieuwkoop: JGT Nieuwkoop
• Noordwijk en HLT: Voor ieder 1

Integraal arrangeren wordt geïmplementeerd in de regio Holland Rijnland ter bevordering van de samenwerking tussen onderwijs en jeugdhulp om schooluitval te voorkomen.

6. Schorsen/verwijderen

	Omschrijving	School
Schorsing	`- Het bevoegd gezag van de school kan, volgens protocol van betreffend schoolbestuur, een leerling schorsen - Schorsing mag niet langer dan 1 aaneengesloten week duren (wettelijk voorgeschreven)	- Gaat in gesprek met ouders en handelt volgens eigen protocol. - Meldt aan Onderwijsinspectie bij schorsing langer dan een dag. - Draagt zorg voor schoolwerk tijdens schorsing
Verwijdering	- Het bevoegd gezag van de school kan een leerling volgens protocol van betreffend schoolbestuur verwijderen. Bijvoorbeeld als er sprake is van ernstige gedragsproblemen of indien de school niet de begeleiding kan bieden die de leerling nodig heeft, met uitzondering van leerlingen in het examenjaar.	- Gaat in gesprek met ouders en handelt volgens eigen protocol. - Meldt terstond bij Onderwijsinspectie en Leerplicht en SWV - Organiseert indien het een uitdaging is om een andere school te vinden een overleg met SWV, leerplicht en ouders om het vervolg van de verwijdering te bespreken, - Zoekt andere school, mag pas definitief uitschrijven wanneer nieuwe school bereid is toe te laten (zorgplicht) - Alleen in het VO mag de leerling, hangende het overleg met de Onderwijsinspectie, worden geschorst gedurende de verwijderingsprocedures.

7. Absoluut verzuim

Omschrijving	School	SWV	Leerplicht
- Een leerling staat niet (meer) ingeschreven op een school	- Pakt zorgplicht op bij aanmelding - Meldt in- of uitschrijving binnen 7 dagen digitaal aan de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). - Als blijkt dat de oude school onterecht heeft uitgeschreven, dan moet deze school de leerling weer inschrijven.	- Ondersteunt ouders en leerplicht bij zoektocht naar passende onderwijsplek	- Heeft contact met ouders en doet onderzoek. - Bemiddelt bij zoektocht naar nieuwe school en betrekt zo nodig het SWV. - Maakt proces-verbaal op als ouders verwijtbaar zijn.

Op het thema vrijstellingen 5 onder A zijn er kleine verschillen tussen RBL en Alphen. Daarom volgen hieronder 2 verschillende processen:

8. Vrijstellingen 5 onder a (Let op: alleen RBL)

Situatie	Instelling/Ouders	SWV/School	Jeugdteam	JGZ	Leerplicht - RBL
Kind zit in instelling	- Organiseert na instemming van ouders multidisciplinair overleg (bij herhaalvrijstellin gen in maart/april) met Leerrecht en SWV. Doel is overeenstemmin g over toekenning of /verlenging van vrijstelling. - Begeleidt ouders bij proces tot vrijstelling - Heeft in principe de regie na afgifte 5 onder A	- Participeert in multidisciplinair overleg - Adviseert daar over eventuele mogelijkheden van volgen onderwijs		- Komt alleen in beeld als multidisciplinair overleg niet tot overeenstemming komt	- Participeert in multidisciplinair overleg - Bij overeenstemming overleg: verleent vrijstelling - Bij GEEN overeenstemming multidisciplinair overleg → schakelt onafhankelijk arts in
Kind zit niet in instelling	Ouders doen beroep op vrijstelling bij Leerrecht door middel van het invullen van het aanvraagformulier. Ouders mailen de benodigde documenten (OPP, diagnose, verslagen van MDO en behandeling, oorzaak belemmering schoolgang) naar de onafhankelijk arts	- Adviseert onafhankelijk arts over eventuele mogelijkheden van volgen onderwijs - Levert een kopie van het OPP aan bij ouders en eventueel een gespreksversla g met advies over mogelijkheden van volgen onderwijs.	- Heeft in principe de regie na afgifte vrijstellin g 5 onder A indien Jeugdteam betrokken is.	- Beoordeelt het door ouders aangeleverde dossier (OPP, evt. diagnose en verslagen van MDO en behandeling) - Neemt zo nodig contact op met ouders of andere betrokkenen vóór het geven van advies - Geeft advies over vrijstelling aan RBL - Advies is in principe altijd negatief, wanneer voor PO - een leerling binnen een jaar kan toegroeien naar onderwijs – en voor VO -een leerling binnen een jaar kan toegroeien naar onderwijs, minimaal in een klein groepje (4 a 5 leerlingen) in een onderwijs of onderwijs-zorg gecombineerde setting -.	- Schakelt onafhankelijk arts (meestal JGZ) in voor advies na ontvangst aanvraag vrijstelling - Bij aflopende vrijstelling in maart/april contact met ouders over de ontwikkeling van het kind en het eventueel verlengen van de vrijstelling, - Indien nodig organiseert Leerrecht een overleg met het SWV en zorgpartners om te onderzoeken wat de mogelijkheden voor onderwijs zijn. - Als ouders opnieuw vrijstelling willen aanvragen, proces met JGZ in.

9. Vrijstellingen 5 onder a (Let op: alleen leerplicht Alphen)

Situatie	Instelling	SWV/School	Onafhankelijk arts	Leerplicht Alphen
Kind zit in instelling	- Geeft aan leerplicht door voor welke kinderen een vrijstelling wordt aangevraagd.	- Adviseert de onafhankelijk arts over eventuele mogelijkheden van volgen onderwijs	- Consulteert SWV, vóór het geven van advies (mits ouders akkoord) - Consulteert school (mits in beeld) vóór het geven van advies - Consulteert betrokken zorgverlener - Geeft advies over vrijstelling	- Schakelt onafhankelijke arts in na ontvangst aanvraag vrijstelling
Kind zit niet in instelling	Ouders: Doen beroep op vrijstelling bij Leerrecht door middel van het invullen van het aanvraagformulier. Mailen de benodigde documenten (OPP, diagnose, verslagen van behandeling, oorzaak belemmering schoolgang) naar de onafhankelijk arts	- Organiseert indien mogelijk multidisciplinair overleg (bij herhaalvrijstellingen in maart/april) met LP, SWV, school (mits in beeld) en betrokken zorgverlener(s) (mits in beeld), mits geen bezwaar ouders. Doel: overeenstemming over toekenning of /verlenging van vrijstelling. - Adviseert daar over eventuele mogelijkheden van volgen onderwijs - Stuurt een kopie van het OPP en gespreksverslag met advies over mogelijkheden van volgen onderwijs naar de onafhankelijke arts (met akkoord van ouders)	- Indien advies niet van tevoren ontvangen is: Consulteert SWV, vóór het geven van advies (mits ouders akkoord) - Consulteert school (mits in beeld) vóór het geven van advies - Consulteert betrokken zorgverlener (indien deze er is) - Geeft advies over vrijstelling	- Ziet erop toe dat multidisciplinair overleg wordt georganiseerd - Participeert in multidisciplinair overleg - Bij overeenstemming overleg: Procedure aanvraag vrijstelling volgen - Schakelt onafhankelijk arts in na ontvangst aanvraag vrijstelling

10. Startgesprekken en samenwerking op het VO

Omschrijving	School	SWV	Jeugdteam	Leerplicht	JGZ
- Elk jaar vindt op elke V(S)O school een ‘startgesprek’ plaats, waarbij de interne zorgstructuur en de externe ketenpartners elkaar kunnen ontmoeten en afspraken maken over de wijze van samenwerking	- Faciliteert het startgesprek, maakt tijd vrij en garandeert deelname	- Maakt tijd vrij en garandeert deelname	- Maakt tijd vrij en garandeert deelname	- Draagt zorg voor dat startgesprek gepland wordt (doet het zelf of zorgt dat iemand anders het doet) - Maakt een conceptagenda	- Maakt tijd vrij en garandeert deelname